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Le contact postal vers le service client ?

Oui c’est une option qui est plutôt courante. Le client lorsqu’il souhaite communiquer avec un service à la clientèle, peut tout à fait décider de soumettre un courrier en version écrite. En fonction de la société sollicitée par ce biais, l’usager peut demander des renseignements complémentaires sur un service ou sur un produit. Il peut également décider de soumettre une réclamation et certaines entités conseillent de le faire au moyen d’un courrier écrit. Comment rédiger un courrier auprès d’un service à la clientèle ? Il est important de trouver l’adresse vers laquelle sera dirigée la lettre. Ce type de renseignement se retrouve soit au sein de la section virtuelle du contact (depuis le site officiel de l’entreprise en règle générale). Mais il se peut que l’adresse soit également présente vers la rubrique dédiée aux mentions légales (avec l’adresse du service client).

Contacter le service client par voie postale

Comment rédiger un courrier qui sera dirigé vers un service client ?

Pour commencer, la communication écrite par courrier répond aux mêmes critères que toutes les lettres manuscrites. Il faudra y faire figurer des informations telles que ; celles en lien avec le destinataire et l’expéditeur. Ensuite, il faudra veiller à insérer la date de la rédaction, sans oublier l’objet. La section « objet » doit résumer le motif de votre courrier. Par exemple, dans le cadre d’une réclamation il faudra mentionner en une phrase courte, l’essentiel de votre courrier tel que ; « réclamation article défectueux avec la référence XXX ». Ensuite, il faudra établir votre lettre en faisant plusieurs paragraphes. Pourquoi ? Parce que lorsque votre lettre arrivera entre les mains de la personne en charge de vous répondre, il sera plus agréable et aussi plus facile, de lire un courrier « aéré » avec des sections.

D’autre part, ils permettent de dynamiser votre demande. En fonction de la raison de votre courrier, il est conseillé de favoriser le premier paragraphe, dans un but explicatif. Résumez la situation qui est la vôtre. Ensuite, dans le second bloc, vous allez apporter toutes les précisions en lien avec le produit ou le service (si jamais vous rédigez une lettre, parce que votre produit est endommagé voire défectueux). Insérez toutes les informations relatives à ce produit telles que ; la marque, la gamme, le modèle voire même la référence de votre facture (avec une copie de celle-ci au besoin). Si nécessaire, faites deux paragraphes, afin que le courrier reste agréable à lire.

Ensuite et toujours dans l’exemple d’une réclamation par exemple, il faudra mentionner ce que vous voulez obtenir de la part du service client. Autrement dit, le dédommagement voire le geste commercial qui peut s’appliquer dans votre cas (échange d’article, remboursement etc.). Pour terminer, vous devrez toujours employer une formule de politesse, avant de fermer votre courrier par une signature à main levée. Quelle que soit la situation qui vous amène à rédiger un courrier, il faudra toujours avoir un ton neutre et faire preuve de courtoisie. Même si vous êtes mécontent du service général ou du produit récemment acheté, être incivique ou « agressif » n’est absolument pas conseillé.

Conseil : bien qu’il soit possible de rédiger un courrier sur ordinateur et de l’imprimer avant de le signer, il est toujours recommandé de faire l’effort d’écrire à main levée. Cela montre d’une part que vous avez pris la peine de rédiger ce courrier dans un but précis et que vous avez pris le temps de le faire, par respect pour le destinataire. D’autre part, un courrier est toujours formel et la rédaction manuscrite provoque un effet toujours plus positif, surtout dans le cadre d’une éventuelle réclamation.

Envoyer un courrier par voie postale en LRAR

Envoyer une lettre manuscrite au service client

Avant d’entrer dans le vif du sujet et juste avant de vous donner les meilleurs conseils pour soumettre une lettre, rappelons ce qu’est le courrier postal en LRAR. Le terme « LRAR » est en fait un sigle de « Lettre Recommandée avec Avis de Réception », que l’on connaît aussi sous la dénomination de « courrier en recommandé avec accusé de réception ». Contrairement à une lettre simple, la version avec un accusé de réception, s’emploie dans plusieurs cas de figure. Par exemple, si vous décidez de résilier votre contrat de téléphonie chez Orange bien que le contact électronique soit disponible, on vous demandera de soumettre un courrier manuscrit avec un accusé de réception. Pourquoi ? Tout simplement, parce que la demande de résiliation sera effective à partir de la date de réception dudit courrier.

Le courrier postal en LRAR a un aspect plus formel, mais il peut être utilisé dans diverses situations. L’accusé de réception permet tout simplement de conserver une trace de la distribution du courrier. Dans le cas d’une réclamation, il est toujours conseillé de soumettre une lettre recommandée avec accusé de réception. L’expéditeur pourra savoir avec exactitude quand le destinataire aura reçu la lettre en question. Enfin, si vous souhaitez envoyer ce type de courrier, sachez que de nos jours La Poste permet l’envoi de ce genre de lettre de façon électronique. Vous pouvez vous renseigner pour de plus amples informations, mais en fonction des nécessités de chacun, cela peut représenter une bonne alternative aussi.


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